申込業務上での人的ミスが多く、工数もかかっていたため電子化を進めたかった

導入以前は申込手続きを書類で進めていたのですが、書き漏れや捺印の擦れなどの人的要因のミスが発生しやすく、そのチェック作業などで対応も増加していました。また、申込書類の情報を見ながら、社内システムに入力するフローの中でも入力ミスなどが起こっていたため、安全で効率的な運用ができていませんでした。そのため、SalesforceのデータとSVF、CloudSignを連携させることで申込業務をWEB上で完結させつつ、社内システムへの連携や後続の業務の自動化・効率化などにも活用したいと考えており、社内でも電子化プロジェクトを進めていたのですが実際の運用には至っていない状況でした。

紙の申込書が95%電子化！工数、入力ミスともに減少へ

システム導入後は、ほぼ全ての商品の申込書だけでなく、解約申込書、検収書が電子化され、ペーパーレス化に成功しました。データ連携されたことで手作業でのデータ入力業務も無くなり、紙での文書保管及びそれに伴う工数が大幅に減少したことで、安全かつ効率的に申込業務が運用できるようになりました。
さらに、各サービスシステムへの登録作業等の自動化も実現し、納品作業の効率化にも成功しました。
また、運用開始時期がコロナ禍だったこともあり、WEB上で申込作業が完結することで、お客様、社内双方の負担を削減することもできたと思います。

現在では導入前のことが思い出せないくらい社内ではしっかりと定着しています

現場レベルでいうと、説明会を行ったり、直接指導したりを愚直にやっていきながら定着させていきました。また社内の利用者から上がってくる要望をこまめに収集・改善していくことにも力を入れました。システムの運用開始がコロナ禍で、緊急事態宣言の1ヶ月後の納品だったこともあり、システムを使う後押しになった面もあります。通常の業務フローから、リモート完結によっていき、導入が4年前ということもあり、導入前のことが思い出せないほど定着しています。従来のフローで捺印が必要だった新規のお客様にも4月から電子化が開始したため、申込業務における電子化のさらなる定着と効率化が進むこととを期待しています。

アジャイル開発でのフットワークの軽さと、丁寧なヒアリング

弊社は商品や料金パターンが多岐にわたるため、設計や実装が複雑になりがちなのですが、thomasさんはSalesforceでの開発技術や知見が豊富にあり、要望に対して適切なご提案と実装の対応をしていただきました。

リリース前後に予期せぬ不具合が発生した際にも迅速にご対応いただき、稼働中の環境への影響を最小限に抑えながら改修していただくなど、プロジェクト上で変更などが起こっても都度柔軟にご対応いただき、開発サイクルの安定化にご助力いただきました。
また、アジャイル開発ならではのフットワークの軽さがあり、複雑な要件や細かな指定、変更などの要望を丁寧にヒアリングしていただき、柔軟にご対応していただけた点がよかったです。

営業現場や社内業務の支援を進めていきたい

申込業務のみに留まらず、Salesforceを利用して営業業務や社内業務をより支援できるようにしていきたいと考えています、社内の体制を整えつつ、thomasさんには全体の支援をお願いしたいと思っています。データを活用した営業活動を実践できる土壌づくりのため、Salesforceや請求システムなどの社内のデータを内包したデータレイクを作りたいです。