株式会社CDエナジーダイレクト

SFA・CRMの導入によるDX化と一元管理で業務を大幅改革し業務クオリティを改善!

株式会社CDエナジーダイレクト

What we do

SFA・CRMの導入で業務を一元管理

目的
  • 社員間でステータス・実績管理の共有
  • アナログ管理が要因のミスによって発生する収益機会の逸失、信用失墜、業務事故の防止
  • 手作業による工数の削減とエクセルスキルが必要な管理の属人化の解消
課題
  • メールを使用したアナログな営業情報管理により、拾い漏れなどのミス・事故が発生
  • 実績・ステータス管理がエクセルファイル管理のため、社員間での情報共有が困難
  • 手作業集計により、煩雑な上に一貫性に乏しく属人化してしまっている
効果
  • 月210時間分の管理工数の大幅削減
  • 履歴接点管理の一元化で、社員間の共有が可能に
  • Salesforce上のデータ蓄積により、実績管理が容易になり年次計画の質が向上

Q導入背景と、導入前の課題を教えてください。

ミスが発生しやすい履歴接点の管理状況と、手作業による工数の削減が必要とされていました。

代理店などから多数いただく申し込みの「ステータス管理、実績管理」がエクセル集約になっており、「エクセルが同時に開けない」、「ステータスの進め方に個人差が発生してしまう」など社員同士の情報の共有が困難な状況でした。また、申込の受付がメールになるので、ステータスの変更を失念すると次の工程へ進まずに処理漏れが発生してしまうことや、エラー連絡を営業担当にメールで連絡することを失念すると、申し込みが成立せずに収益機会の逸失する恐れや、会社の信用の失墜や業務事故へ発展する可能性があるなど、工数がかかるだけでなくミスや事故が発生しやすい状況でした。

また、社内の別システムへの連携のたびにCSVファイルを作成するのもエクセルツールをもとにしており、バージョンの変更のたびに代理店に通達するのですが、代理店も更新してくれないので、ここでも処理ミスが発生する問題もありました。さらに、エクセルスキルを持った人が作成した管理シートであり、人事異動に耐えられない恐れや、エクセルでの実績集計管理で、集計のたびに手作業を経てしか集計できないので、煩雑なうえに一貫性にとぼしい点もあり、改善が必要な状況でした。

 

Q導入による効果はどうでしたか?

主に大きく3つの効果がありました。

 

①月210時間の工数削減

簡素化された業務として下記がありました。

・メールチェック時間の減少

・添付ファイルのフォルダへの移動の減少

・受付漏れ(メールチェック漏れ・連携漏れ)による業務事故の減少(感覚的に月2件が年1件に)

・転記ミスによる業務事故の減少及び転記工数の削減

・営業部署とのステータスの共有によるコミュニケーションの削減

受付漏れが大幅に減少し、今はSalesforceで自動でデータを取り込んでくれるので、そのあたりの管理工数がなくなりました。一元で勝手にデータ管理ができている状態です。

 

②年次計画の策定の簡素化

日々の転記業務や受注失注管理がなくなり、レポート機能を活用して容易に一覧表が出力できようになりました。以前はデータをあちこちからかき集めて抜け漏れの多い資料を作っていましたが、今は業務のデータは勝手にSalesforceに蓄積されているので、必要な時に必要なだけのデータを見ることができるのと、蓄積されるデータも増加したため、年次計画の策定が以前より大幅に容易になり、質が向上しました。

 

③CRM機能実装による履歴接点管理

住所単位で行っていた接点管理が法人単位になり、また提案情報や受注情報と一元管理ができるようにりました。 アナログで議事録を管理したり、エクセルで営業先への接点履歴を取っていましたが、住所単位での管理となっており法人単位での管理ができませんでした。結局営業して行くのは住所単位ではなく法人単位であるため(例えば、会社の事務所が3つあったとして、三つの事務所全てに営業しに行くわけではなく社長に営業に行くイメージ)営業先がCRM上ではっきりして、それに対してどんな交渉をしたかがSalesforce上に残り、交渉の中身(提案の内容料金など)もSalesforce上で一緒に見られるようになりました。 マネージャーからすると議事録を見るとどんな提案だったか思い出せるし、異動があった際も後任が過去の傾向などがわかるようになり属人化の解消になりました。

Qthomasを選定していただいた理由を教えてください

業務を確立しながらシステムを構築していく必要がありアジャイル型での開発が望ましかった

やりたい理想形はぼんやり浮かんでいるものの、日々の処理業務に追われ、要件定義を自社でじっくり進める時間や人的リソースも持っていませんでした。また、スタートアップ企業であるため、日々業務運用やルールが変更になることから、業務を確立しながらシステムを構築していく必要がある一方で、社員の疲弊感がすさまじく、一刻も早くなんかしらの処置をする必要がありました。以上の点から、アジャイル型という試行錯誤でシステム開発をしていくことが望ましく、かつお互いに議論やアイデアを出しながら進めていく企業が望ましかったため、アジャイル型開発で進行できるthomasさんを選定させていただきました。

Qthomasを利用して良かった点を聞かせてください

一緒に最前を考え、要件定義が不十分な中でも提案してくれた

一緒に最善を考えてくれたことや、 Salesforceの専門用語を我々素人でもわかるように工夫して説明してくれるので、とてもわかりやすいと感じていました。また、ユーザーフレンドリーなシステムを目指す担当者としては、使いやすい導線も一緒に考えてくれるので、大変助かっています。

慣れない電気ガスの専門用語についても、真摯に勉強いただき、もはやうちの社員よりも会話が成立することがあるくらいとても勉強家の人が多いです。要件定義が不十分な中でも、thomasさんから提案してくれるので、我々としては思考の入り口を用意してもらってとても助かっています。アジャイル型だからこそ、こちらの知識もついていく点も良かったです。

そして仕様変更から戻る時も準備(データの保存)をしっかりしてくれていてありがたいですし、スピード感にも満足しています。

Q今後の展望について聞かせてください

営業成績の完全可視化、生産性をどんどん上げていきたい

蓄積されていっているデータをレポート化し、営業成績の完全可視化。それを利用して戦略的に計画を立てていき、レポートを最大限活用したいです。UIに関しては、画面上わかりやすくはなっているが、導線など更にわかりやすくしていき、最終的には社内からの利用に関する問い合わせがなくなるよう、生産性をどんどん上げていきたいですね。機能面では、手作業でメールで受け付けたものをエクセルで管理しているところをsalesforceに集約したいです。今はメールを見張っている必要があり、それを集約し、管理表(エクセルファイル)からは脱却していきたいですし、最終的にはsalesforceを見たら全てわかるようになればいいなと思います。
 

インタビュー / 写真撮影にご協力いただいた方
営業推進部 部長 周田 雄太郎様
営業推進部 部長代理 小林 達彦様
営業推進部 課長代理 日野 芙由美様
※現「営業企画部」
会社名
株式会社CDエナジーダイレクト
事業概要
電力・ガスの販売 / エネルギーサービスの販売 / 暮らし及びビジネス全般を支えるサービスを中心とした付加価値サービスの販売
所在地
〒103-0022 東京都中央区日本橋室町4-5-1(さくら室町ビル10F)